作废专用发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理
在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存
不需要写说明，在发票上著名“作废”就行，如果公司一定要你写说明，你就写上作废的原因跟作废的发票号码。
专用发票作废情况说明怎么写法律主观：常见的发票作废情况主要有以下三种： 1、用票单位和个人开发票后，如果发生销货退回需开红字发票的，必须收回原发票并注明“作废”字样或者取得对方的有效凭证。 2、开具发票时发生错误、误填等情况需要重开发票的，可以在原发票上注明“作废”字样后，重新开具。同时，如果专用发票开具后因购货方不索取而成为废票的，也应该按填写有误办理。 3、发生销售折让的，在收回原发票并注明“作废”字样后，重新开具销售发票；需要注意的是，开具专用发票填写有误的，应当另行开具，并在误填的专用发票上注明“误填作废”四个字。 发票作废的流程 1、选择“发票管理/发票开具管理/已开发票作废”菜单； 2、选中你要作废的那张发票； 3、点击“作废”按钮； 4、系统弹出“作废确认”提示，“是否真要作废发票”； 5、点“确认”按钮，已开发票作废成功。
发票跨月作废，在系统怎么写证明一般是隔月申请开红字才需要情况说明。抬头写说明书，写XX税务所，XX单位名称、税号、管理码，因为什么原因不能使用这张增票，增票代码和号码，内容和金额，开票日期，下面写单位名称和日期。
如是退货需对方证明原件，如是丢失需附上报案单复印件和遗失登报的报纸复印件。
一般需附上这张发票的复印件。
明
XXX国税局：
由于开票人员一时疏忽，把发票上的章子给盖错了，该发票予以作废。
特此证明
单位：XXXXXXXX
开票人：XXX
证明人：XXX
日