税务档案利用效果怎么处理

　　税收征管档案，是税务机关在税收征收办理活动中形成的与税收征管有关和有关所属纳税人的各种有应用和保存价值的文书、凭证、帐册、图表、声像等不一样形式或载体的历史记录，是地税系统税收管理工作的重要组成部分，是税收管理工作不可缺少的辅助工具，也是地税管理部门处理业务和履行职能的重要手段。

充分发挥和利用税收征管档案使用价值，可以有效促进地税管理工作，更好地服务地方经济发展。

然而对地税系统来说，各类档案尤其是税收征管档案工作的地位和作用并未被许多基层税务机关所重视。

　　　　　　　　　　　　　　　一、当前基层税务机关档案利用存在的主要问题 （一）对档案工作主观认识不够 　　个别单位领导对档案和档案信息化建设工作认识不到位，在档案人员配备及软硬件配置上未做长期考虑。

有的单位档案员兼职过多，精力分散，不光档案知识掌握得不够好，并且计算机专业知识也不熟练。

其结果是，档案工作人员工作被动，对档案办理在认知上、操纵规范上很不到位，使档案办理软件在其工作中无法发挥应有的作用。

（二）对档案和档案价值概念模糊 　　在档案及档案价值的理解和把握上趋于数量化、片面化，单纯地认为档案装订和归档需要多多益善，缺少对档案综合办理、应用的实际性与时效性相结合的高效能考虑，尤其是在档案价值的鉴定上表现为概念模糊，操纵混乱。

（三）档案结构单一，重点不够突出 　　许多税务部门反映税收征管实际的税收征管档案资料只停留在纸质资料，不利于档案综合研究和应用。

对反映税收征管实际的各种录音、录像、照片等形象化记录材料和技术档案保管上，未形成统一标准。

（四）档案办理能力滞后，档案管理人员知识结构老化 　　1、在办理模式上，由于缺乏对档案资料及相关数据的综合研究、指导和应用，档案信息化建设机制还尚未健全，使档案应用效果难以最大限度地服务于税收工作实际。

在工作能力上，部分档案人员知识结构老化，简单地认为档案办理现代化便是计算机办理档案，只要购置了计算机，就实现了档案办理现代化。

这种肤浅的认识，使档案人员在具体工作中不能主动积极地适应现代办理方式，不思创新，把办理现代化搞成了表面化、形式化，严重影响了实现档案现代化、信息化的建设步调。

　　　　　　　　　　　　　　　二、提高税收档案利用价值的建议 　　税收档案现代化是一个完整的系统，包括现代化的档案办理方式、办理理念、现代化的设备和复合型、高素质的办理人才及相关的社会环境等。

所以，想要实现价值最大化，就必须要实现档案办理的现代化和信息化。

应做好以下几方面工作： （一）思想上提高重视，增强对档案工作的主观能动意识 　　1、要加强领导、提高认识，更新各级领导的知识领域，为档案工作的健康发展创造更通畅的客观环境。

要规范档案工作程序，完善办理体制。

要制定出符合本单位工作实际的档案管理办法、标准，把工作任务、责任量化、细化，分别赋予分管领导、直接责任人。

并且，要加大对档案工作的目标考核力度，在一定时间内进行严格考评。

（二）提升档案质量，增强价值意识 　　１、要借用专家们提出的有关档案保存的洋葱理论，把无价值的档案称为洋葱皮，而必要保存的档案称为洋葱心，即按照档案类别来确定其保存价值，对重复、无保存价值的资料进行清理、销毁，对有应用价值的档案进行收集、登记、归档，充分实现档案资源的保值增�。

必须加强档案信息化建设。

重视档案管理的原则、理论与方法，培养现代化管理人才，加强软件应用及电子文件的管理工作；最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

（三）确保实现档案的应用职能，增强服务意识 　　不断强化档案工作人员的服务意识，不断加大对档案工作的宣教力度、投入力度、奖惩力度。

着重强化档案工作人员岗位责任意识、目标办理意识，使他们更好地为档案工作站好岗、负好责，使档案工作最大限度地为税收工作铺好路、服好务。

要按照档案工作的实际要求，指导、协调各科室搞好各种档案的立卷、归档和移交工作。

对档案进行集中统一管理，切实维护档案的完整与安全。

（四）优化人员结构，合理配置资源 　　1、要以现代化的技术要求为准，结合本单位实际情况，针对档案工作者的不一样层次、不一样岗位，有步调、有筹划地对档案人员进行继续教育。

要从工作岗位和个人基础条件出发，突出重点，尽快处理档案人员的知识结构老化难题，持续进行知识更新。

档案员不但要掌握纸质档案的管理理论、原则、方法和技术，还要及时跟踪、了解档案业务最新领域及其发展情况，使档案人员视野开阔、技术全面，逐步适应档案建设的现代化和信息化工作要求。

档案提供利用的方式和途径---内部控制健全性评价

内部控制制度是在一个单位中，为了实现经营目标，维护财产物资完整，保证财务收支合法、会计信息真实，贯彻经营方针和决策，以及保证经济活动效益而形成的一种内部自我协调、制约和审计的控制系统。其实质是通过制度约束，进行内部控制。

(一)健全性评价程序

健全性评价程序反映了对被稽查单位内部控制进行健全性评价的进程。科学地确定健全性评价程序，不仅可以保证健全性评价的质量，而且可以提高健全性评价的效率，节约人力和时间。

下面是健全性评价程序应有的步骤及各步骤应包括的内容。

1．调查内部控制制度的基本情况

这是对内部控制制度进行健全性评价的基础工作。调查的主要内容包括一般控制(如企业组织机构的设置、权责范围以及有关制度规定等)和应用控制(企业主要业务活动的处理程序和手续，在业务处理过程中设置的控制环节以及相应的控制措施等等)。通过对这些情况的调查了解，税务稽查人员可以弄清内部控制制度运转的环境是否理想，控制点和控制措施是否健全完善，从而为判断内部控制的健全性提供依据。

调查可以通过以下几种途径。

(1)访问。通过与企业有关管理人员和业务人员座谈，特别是同业务熟练、经验丰富的专业人员座谈，可以掌握有关企业内部控制制度多方面的情况。对于疑点，也可以请他们作出解释，以便更明确地了解控制制度的主要特征，发现易于发生问题的主要环节。访问还可以以税务稽查人员事先拟好调查表由被访问者填答的方式进行，这样可使所调查的问题比较集中，有利于提高调查的效率。

(2)查阅以前年度的税务稽查档案。对于连续性税务稽查来说，以前年度的税务稽查档案文件可以作为了解企业内部控制制度的一项主要手段。如税务稽查工作底稿中有关对该企业内部控制制度进行测试和评价的记录，或有关内部控制制度评价的意见书或说明书等，都记载有企业内部制度的情况，税务稽查人员应尽可能地利用这些档案文件中所记载的有关信息。当然，由于企业情况不断变化，税务稽查人员也应通过访问等途径对这些信息予以修正。

(3)查阅企业的制度规定或其他资料。一般来说，大型企业都制订有各项经营管理制度以及各种业务规范。这些制度规定中也包括了有关内部控制的系统、程序和方法等方面的内容。这类内容有助于税务稽查人员了解企业内部控制制度的情况。但是这些制度规定往往涉及面广、过分详细，税务稽查人员难以从中迅速了解到自己所需要的情况，因此只能作为了解情况的补充方法。如果企业编制有业务流程图或其他专门描述内部控制制度的资料，税务稽查人员可加以审核、利用，以减少调查的工作量。

2．描述并证实内部控制制度

在调查企业内部控制的同时，税务稽查人员应及时地把自己所了解的有关内部控制制度的情况记录并描述下来。描述的详细程度取决于税务稽查人员的素质和评价的性质。如税务稽查人员关于内部控制制度方面的知识比较丰富，可以简要地进行记录，反之则应将所了解情况都详细地记录下来；如果是第一次评价该企业的内部控制制度，应比较详细地加以记录，反之，如果以前曾对该企业内部控制制度进行过评价，可以比较简要地对变化了的情况加以记录和描述。

税务稽查人员对内部控制制度的描述固然最终会在符合性评价阶段得到证实，然而，为了避免因曲解或调查不实等原因可能带来的错误，为下步评价工作打下良好的基础，税务稽查人员应对已经了解的情况加以证实，以确保对内部控制制度的了解和描述准确无误。这项工作可以通过两种方式进行：

(1)将有关内部控制制度的记录送交企业有关人员审定，以核查这些记录是否与实际相符；

(2)对所记录的各类业务内部控制制度进行一两次简要的税务稽查，即从每类业务中抽取一两笔业务，从其发生一直追踪到结束，以证实记录中所描述的内部控制制度是否确实存在。通过证实，税务稽查人员既可以确定自己的了解和记录是否与企业内部控制制度的实际情况相符，又可以进一步加深对企业内部控制制度的认识和了解。

3．登记内部控制制度缺陷

在调查了解并描述了被稽查单位内部控制制度后，税务稽查人员即可将该单位内部控制制度的实际情况与自己所理解的比较理想的内部控制制度相对照，从中发现内部控制制度的缺陷和弱点，并将这些缺陷和弱点记录在内部控制制度缺陷登记表内，以便于税务稽查人员全面评价内部控制制度的健全性。控制缺陷应按控制类型分类归集登记，并在表中列出有无补偿措施、可能造成的潜在影响及其重要程度等项内容。

内部控制制度缺陷登记表的格式如表7-1所示。

内部控制制度缺陷登记表

控制类型

控制缺陷

补偿措施

潜在影响

重要程度

实物控制

无限制无关人员接触产品成品的规定

有较严的出门审查制度

可能造成库存商品丢失

低

职务分离

无

审核与核对

发出商品记录与销售明细账不定期核对

无

可能发生记录性错误

较重要性

批准或授权

无

4．评价内部控制制度的健全性

通过以上几个步骤，税务稽查人员基本上掌握了被稽查单位内部控制制度的状况，并发现了内部控制制度存在的控制缺陷和弱点。在此基础上，经过对发现问题的分析，就可以对内部控制制度的健全性作出评价了。

(1)税务稽查人员应分析有无相应的补偿措施能够全部或部分地抵消控制缺陷的影响。如严格的出门审计制度可以在相当程度上避免因无关人员接触库存商品而可能产生的库存商品失盗问题等。补偿性控制既可能是税务稽查人员认为比较理想的内部控制制度中的一部分，也可能是被稽查单位自行采用的特殊的控制方法。税务稽查人员应认真辨别有无补偿性控制措施，并充分说明这些措施能否全部或部分地抵消控制缺陷的影响。

(2)在确定控制缺陷可能没有或不能全部得到补偿之后，税务稽查人员应进一步分析这些缺陷可能导致的错弊的性质以及对财务信息影响的重要程度。如会计记录之间没有定期进行核对，就可能导致会计记录的错误，这对财务信息的正确性而言无疑是十分重要的。在分析控制缺陷的影响时，税务稽查人员应特别注意研究控制缺陷之间相互联系的影响。例如在调查中发现销售业务系统中无论是销售部门还是财务部门都没有审查销售发票这项控制制度。孤立地看，销售部门未进行审批的缺陷可能会在财务部门审核中得到补偿，但由于财务部门也未进行审核，这就可能使整个销售业务失去控制，从而极可能导致隐匿销售数量从中贪污的严重弊端。因此，税务稽查人员要注意把各项控制缺陷联系起来进行分析。

(3)在全面分析内部控制缺陷的基础上，税务稽查人员可进而对内部控制制度是否健全作出判断和评价。

内部控制制度的健全性可以从两个方面进行评价：

1)评价内部控制制度的合理性。评价内容主要包括被稽查单位内部组织机构和岗位设置是否符合职务分离原则、所运用的凭证文件能否反映控制要求、业务处理程序是否可以互相牵制和自动校验等项。这是从总体上评价内部控制制度的健全性。

2)评价内部控制制度的完整性。在认为内部控制制度比较合理的前提下，税务稽查人员还要评价在内部控制制度中应设置的控制点是否齐全、各项控制措施是否完备。这是从局部来评价内部控制制度的健全性，主要是分析具体的控制环节和控制措施有无不完整的问题。

通过评价，如果认为被稽查单位内部控制制度比较健全，税务稽查人员就可以作出继续依靠内部控制制度的决定，并进入下一评价阶段；反之，如果认为内部控制制度存在严重缺陷，税务稽查人员就应放弃依靠内部控制制度的打算，停止对内部控制制度的评价而直接进行实质性税务稽查。

（二）健全性评价方法

内部控制制度健全性评价的方法，是指描述内部控制制度现状并揭示控制缺陷的评价技术。在长期的税务稽查实践中，税务稽查人员摸索到了许多健全性评价的技术方法。这里介绍比较常用的文字说明法、调查表法和流程图法。

1．文字说明法

文字说明法是指税务稽查人员将所了解的被稽查单位内部控制情况以文字叙述的方式加以记录和说明的评价方法。文字说明法比较适用于反映与总体控制有关的内容，如组织机构的设置、职权范围等，也比较适用于静态控制制度的反映，如实物保管控制等。此外，这种方法还可以对某些需要税务稽查的控制细节加以深入的描述。

文字说明法具有灵活简便的特点，但其缺乏层次感和形象感。

2．调查表法

其主要内容是：税务稽查人员根据自己对内部控制制度的理解，针对各项具体的控制措施事先拟定一系列的问题，并列在表上请被稽查单位有关人员回答，藉以税务稽查某项控制措施是否存在，并以此作为评价被稽查单位内部控制制度是否健全的依据。调查表法的运用标志着税务稽查人员开始以一种模式化、系统化的观念评价企业(特别是大型企业)的内部控制制度。

内部控制制度调查表是由事先拟定的一系列问题所构成，提出问题的恰当与否，直接关系到采用这种方法能否达到预期的目的。因此，在提出调查问题时，应注意以下几点。

(1)避免提出笼统的问题。调查表要求回答的是有关被稽查单位内部具体的控制措施，因此，提出的问题也应具体明确。例如，“销售发票是否经过审核”这个提法就不如“销售发票是否经过部门负责人审核”这种提法具体明确。后者不仅可以了解到是否有“审核”这项控制措施，还可为评价这项控制措施是否合理提供切实的依据。

(2)避免提出双重意义的问题。双重意义的问题就是将询问两种或两种以上相类似的问题合并在一起提问。如“材料采购是否以请购单为依据并经过部门负责人批准?”这就属于双重意义的问题。这样的问题对于以请购单为依据但无需批准就进行采购或不以请购单为依据但需经过批准的企业，都很难作肯定或否定的回答。一般应将这类问题分成两个问题提出。

(3)避免提出诱导性问题。在回答问题时，调查对象可能因诱导性问题而产生某种倾向性，从而使答案不能客观地反映实际情况。因此调查表中的问题应以中性的形式表达出来，避免倾向性。例如，“明细账要定期与总账核对，是吗?”这种提问方式就使人认为明细账与总账核对是必须的，因而会不顾本单位情况如何都作肯定的回答。

(4)避免直接询问与财务信息正确性或经济业务合法性有关的问题。调查表要求回答的是内部控制制度中具体的控制措施是否存在，而不是财务信息是否正确，或经济业务是否合法，因此，调查表就不应涉及这方面的问题。

税务稽查人员是为了解具体控制措施是否存在而设计和使用调查表的，因此，必须选择熟悉或具体进行业务处理的人员填写调查表，以保证答案的真实、准确。在收回调查表后，税务稽查人员应立即进行整理，对有疑问的地方及时向调查对象作进一步的询问了解。

调查表法的优点是：

(1)能够较深入地了解到具体控制措施；

(2)由于调查事项是事先拟定，一般不会遗漏所需了解的情况：

(3)调查表可以由不同部门的不同人员同时填写，可以保证答案的可靠性；

(4)对调查问题的否定答案反映了内部控制制度存在着缺陷，便于税务稽查人员作进一步调查分析。

当然，由于调查内容限于调查表内，因此税务稽查人员难以了解到其他方面的有关信息，这是调查表法的主要缺点。

3．流程图法

流程图法以特定的符号，按照业务处理流程反映和描述内部控制制度，是评价内部控制制度的主要方法。

下面简要介绍流程图法应用的几个问题。

(1)流程图的符号。流程图是由一系列的符号组成的，符号就是流程图的语言。目前，国际上还没有统一的流程图符号，税务稽查人员可以结合工作实际自行确定。

(2)绘制流程图的要求。在实践中，绘制流程图的形式很多，有的以横向方式反映业务处理的流程，有的以纵向方式反映业务处理流程。税务稽查人员可以根据需要和习惯选择适当的形式。但在绘制流程图时，务须注意下列带有普遍性的要求：

1)明确反映各部门或人员的职责范围和控制区域，以便明确各部门或人员的责任。

2)控制点的主要控制内容和控制措施应加以说明或标示，如在图中符号内加以注明或在图外另作说明。

3)流程图要比较全面地反映业务处理中涉及的各种文件及其名称、份数和流向。

4)应尽可能简明地反映业务处理流程及相应的控制环节，避免复杂。

(3)流程图的优缺点。流程图法自出现以来即被广大税务稽查人员所推崇，已成为描述和评价被稽查单位内部控制制度的一种主要方法。这主要是因为与其他方法相比，流程图法具有下列优点：

1)它把内部控制制度中的各个控制点形象地连结为一个整体，因而容易辨别该业务处理过程中是否遗漏重要的控制环节；

2)控制点与控制点之间的前后顺序以及实施控制的部门都可以在流程图中反映出来，便于对各控制点之间的关系进行分析；

3)通过特定符号，集中反映了业务处理流程中的关键控制环节即控制点，便于税务稽查人员抓住重点。

当然，这种方法也存在一些缺点，主要体现在两个方面：

1)绘制技术要求较高，不易掌握，比较费时；

2)这种方法只能反映企业处理流程中的控制措施，而业务处理流程之外的一些静态控制(如实物保管)以及基础性控制(如凭证连续编号)等就不易反映出来。

档案利用效果登记表利用效果填的内容是：1、对档案数量和状况登记的卷内文件目录、案卷目录、收进档案登记簿。

对档案利用情况登记的利用登记卡、阅览室入室登记。