必须经海关备案。
备案虽然不属于行政许可，但必须符合法定条件，包括备案的海关和手续，备案的适用范围（如限定的三类货物），备案的资格条件（如主体资质、担保措施等），备案途径（如用法定格式的《适用集中申报通关方式备案表》）。
主体是具有特定资质的进出口收发货人。
根据《中华人民共和国海关对报关单位注册登记管理规定》（第127号署令），海关管理相对人主要是报关单位，分为进出口收发货人和报关企业。报关企业不具备集中申报的主体资格，即使是进出口收发货人，也不是全部可以采用集中申报通关方式，下列三类是被禁止的：（1）涉嫌走私或者违规，正在被海关立案调查的收发货人；（2）因进出口侵犯知识产权货物被海关依法给予行政处罚的收发货人；（3）适用C类或者D类管理类别的收发货人。
范围限定三类货物。
根据169号署令第三条规定，只有下列三类货物才能集中申报：（1）图书、报纸、期刊类出版物等时效性较强的货物；（2）危险品或者鲜活、易腐、易失效等不宜长期保存的货物；（3）公路口岸进出境的保税货物。其中（3）加工贸易项下保税货物采用海运、水运、空运和铁路运输方式，不得实行集中申报。上述三类货物包括进口和出口两方面。
另外，根据169号署令第九条第二款规定，“收货人在运输工具申报进境之日起14日后向海关申报进口的，不适用集中申报通关方式。收货人应当以报关单向海关申报。”即滞报货物不能实行集中申报。因此，即使集中申报的主体具备上述资格条件，货物在第三条规定的范围内，如果到港超期未报，也不能采取集中申报方式。
地点限于同一口岸。
在两个或两个以上的口岸进出口的货物，应当分别单独报关，不得集中申报。“同一口岸”，应指报关单“进/出口口岸”项下填制的海关名称和4位代码都相同的口岸。目前有的地方政府将同一行政区域内邻近的港口整合成一个大港口，在国际上采用同一港口代码，如宁波港和舟山港合并为宁波—舟山港。但宁波港和舟山港分属两个不同的主管海关，不属于上述所指的“同一口岸”。即使是同一收发货人名义下的货物，如果在宁波港和舟山港分别进出口，也不能采用集中申报方式。在不同直属海关，以及在同一直属海关下辖的不同主管海关进出口的货物，不能采用集中申报方式。
方式是先分批进出，后集中申报。
分批进出采用的单证是集中申报清单，集中申报采用的是报关单。如果先采用报关单申报，后分批提货，属于“集中办理手续”，但不能称为“集中申报”。既然有先后顺序，就存在税率、税率适用日期的问题。这是学习掌握集中申报管理规定一个非常重要的内容，后面会进行分析。
属特定主体在特定范围、特定条件下使用的特殊通关模式。
集中申报的适用范围是受控制的，并非普遍适用，因为通关作业方式的整合主要以电子通关为突破口和改革方向，集中申报方式只能作为解决特殊情况的一种特殊申报方式。