这位网友您好： 根据你的情况，是在系统抄报税记录和金税卡发票记录不符导致的清卡失败，属于技术操作失误，一般情况税务局作退税处理。如果像你所说只需写一份情况说明即可，那么客观陈述事实即可，表明技术操作失误，但据我所知，有些区域和企业的情况要复杂得多。 退还税款的具体程序： 对非小额多缴税款退税及应退利息，应由税务机关开具“收入退还书”并送国库办理退库，税款及应退利息退还的具体程序如下：
1．纳税人在规定的期限内向主管税务机关领取《退税申请表》并附多缴税款的入库凭证（缴款书）一式三份，填写后报主管税务机关。
2．主管税务机关对纳税人的退税申请及多缴税款的入库凭证（缴款书）进行审查核实后，报县级以上税务机关审批。
3．县级以上税务机关审批后，将《退税申请表》一份退还给纳税人；一份由主管税务机关作为退税凭证的附件；一份由县级以上税务机关主管科室留存。
4．主管税务机关根据上级税务机关审批的《退税申请表》填开《税收收入退还书》，纳税人持《税收收入退还书》到当地国库办理退库手续。 纳税人多缴税款及应付利息由国库直接退付申请人银行账户。如以现金缴税需退付现金时，由征收机关在《税收收入退还书》上加盖“退付现金”戳记，纳税人再持身份证和原缴款书复印件到指定国库办理退付手续，并指定国库将款项划至原经收银行，纳税人从原经收银行领取退付的现金。 希望可以帮到你！